Trang chủ

Tư vấn Doanh nghiệp

Dịch vụ làm đẹp

Bao bì

Thú cưng

Máy phát điện

Tôn lợp mái

Liên hệ

Tin Mới
Sunday, 24/10/2021 |

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

5.0/5 (1 votes)

Ngày nay, các nhà đầu tư nước ngoài ngày càng chú ý và lựa chọn thị trường Việt Nam để nghiên cứu và tìm hiểu cơ hội đầu tư. Vì thế nhu cầu thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam ngày một tăng. Nếu bạn đang tìm hiểu về các điều kiện, thủ tục cũng như những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài thì bài viết này dành cho bạn.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Đặc biệt, với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện nói chung và thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam nói riêng cho hàng trăm ngàn doanh nghiệp khác nhau, Tân Thành Thịnh là địa chỉ uy tín được nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn.

1. Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là gì?

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là gì? Là văn phòng đại diện đầy đủ pháp lý của các thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thành lập, với mục đích tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mở rộng và phát triển kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật.

  • Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài.
  • Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
  • Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại theo luật định chứ không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
  • Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài.
  • Được giao kết hợp đồng trong các trường hợp sau: thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của văn phòng đại diện, tuyển dụng lao động (Việt Nam hoặc nước ngoài) để làm việc cho văn phòng đại diện, mở tài khoản phục vụ cho hoạt động của văn phòng đại diện.

2. Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần những gì?

Để đảm bảo việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài đúng theo quy định pháp luật thì không thể bỏ qua những thông tin và thủ tục dưới đây:


2.1 Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

  • Một là: Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận.
  • Hai là: Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.
  • Ba là: Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam.
  • Bốn là: Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
  • Năm là: Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, thì việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành)

2.2 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài bắt buộc phải do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài gồm:

  • Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
  • Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận.
  • Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài.
  • Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
  • Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
  • Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm: Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực, Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản)
  • Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

2.3 Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài thì bạn có thể thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

a) Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty tới cơ quan đăng ký

Công ty nước ngoài gửi hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đến Sở Công Thương tại địa phương nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở. 

Có 2 cách nộp hồ sơ: nộp trực tiếp tại văn phòng Sở Công Thương và giờ hành chính hoặc gửi trực tiếp qua mạng.

b) Bước 2: Thẩm định hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Công thương và các cơ quan ban ngành khác tại địa chỉ đặt trụ sở.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ sẽ được yêu cầu bổ sung trong vòng 3 ngày để đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu và cấp phép nhanh chóng cho công ty.

c) Bước 3: Nhận giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho công ty đăng ký.

d) Bước 4: Nộp thông báo hoạt động thành lập văn phòng đại diện

Sau khi được cấp Giấy phép thành lập, Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục thông báo hoạt động theo quy định tại Khoản 1 Mục IV Thông tư 11/2006/TT-BTM. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có thời hạn 05 năm.

3. Các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Sau khi được cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện và cấp phép hoạt động thì doanh nghiệp cần hoàn tất những  thủ tục sau đây để đảm bảo thực hiện theo đúng những quy định pháp luật.

3.1 Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc.

3.2 Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 - 07 ngày làm việc.

3.2 Thực hiện mở tài khoản ngân hàng, kê khai và báo cáo thuế

Trường hợp văn phòng đại diện chỉ thực hiện việc giao dịch, các công tác hành chính văn phòng và xúc tiến thương mại và không tiến hành hoạt động kinh doanh cũng như ký kết hợp đồng thì không phải nộp thuế, nhưng phải ghi chép, duy trì sổ sách ngân hàng và sổ quỹ tiền mặt để giải trình các luồng tiền chuyển từ công ty mẹ vào.

Trường hợp văn phòng đại diện khi thực hiện các hoạt động kinh doanh thì phải nộp hai loại thuế là thuế môn bài và thuế thu nhập cá nhân. Và nếu không thực hiện các hoạt động kinh doanh thì văn phòng đại diện phải nộp thuế thu nhập cá nhân. 

Quy định về mức lệ phí được ghi rõ trong Văn bản hợp nhất 33/2014/VBHN-BTC, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, Nghị định số 65/2013/NĐ-CP. Vì thế văn phòng đại diện cần thực hiện mở tài khoản ngân hàng, kê khai và báo cáo thuế theo quy định từng trường hợp đăng ký kinh doanh cụ thể.

4. Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Để việc thực hiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài đúng theo quy định thì bạn cần lưu ý những trường hợp sau đây:


4.1 Số lượng văn phòng đại diện

Một công ty nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một văn phòng đại diện có cùng một tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

4.2 Trụ sở văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có thể ký hợp đồng thuê trụ sở để thực hiện hoạt động tại Việt Nam, tuy nhiên không được cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở.

4.3 Đặt tên văn phòng đại diện

  • Phải mang tên công ty nước ngoài và cụm từ “Văn phòng đại diện”.
  • Phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện
  • Trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm của văn phòng đại diện: được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài.

4.4 Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện

Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo hoạt động theo mẫu của Bộ Công thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công thương tỉnh, thành phố đặt văn phòng đại diện.

Khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu thì văn phòng đại diện có nghĩa vụ giải trình những vấn đề có liên quan.

4.5 Người đứng đầu văn phòng đại diện

  • Có thể là người có quốc tịch Việt Nam hoặc có quốc tịch nước ngoài có ký hợp đồng lao động với văn phòng đại diện.
  • Chịu trách nhiệm trước công ty nước ngoài về hoạt động của mình và của văn phòng đại diện trong phạm vi được ủy quyền.
  • Chịu trách nhiệm trong trường hợp thực hiện các hoạt động vượt quá phạm vi ủy quyền.
  • Có văn bản ủy quyền (được sự đồng ý của công ty nước ngoài) cho người khác khi xuất cảnh khỏi Việt Nam.
  • Không được kiêm nhiệm: làm người đứng đầu chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài hoặc của thương nhân nước ngoài khác, người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác hoặc tổ chức kinh tế thành lập tại Việt Nam.

4.6 Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

  • Công ty nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
  • Công ty nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Công ty nước ngoài mới thành lập và hoạt động, chưa đủ điều kiện tối thiểu 1 năm hoặc thời gian thành lập sắp hết hạn (còn dưới 1 năm)
  • Công ty nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
  • Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
  • Hoặc Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây nguy hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.

5. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Công ty tư vấn doanh nghiệp Tân Thành Thịnh là một trong những địa chỉ được rất nhiều đối tác, khách hàng tin tưởng và “chọn mặt gửi vàng” trong việc thực hiện các thủ tục thành lập công ty, thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, thành lập chi nhánh…với hồ sơ đầy đủ, thủ tục nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật.


Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, thực hiện thủ tục thành lập công ty trong nước và nước ngoài tại Việt Nam nói riêng, Tân Thành Thịnh đã và đang đồng hành cùng hơn 20.000 doanh nghiệp trên khắp cả nước.

Chúng tôi luôn không ngừng nổ lực và xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, đảm bảo sẽ đem lại sự phục vụ và chăm sóc an toàn, chất lượng và bền vững nhất cho quý khách hàng.

Đến với Tân Thành Thịnh, bạn sẽ được chúng tôi đồng hành và hỗ trợ trong mọi tình huống để giảm thiểu mọi rủi ro, các công việc phát sinh giúp bạn hoàn toàn an tâm tập trung cho việc kinh doanh và nghiên cứu, phát triển thị trường cho doanh nghiệp.

5.1 Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Tân Thành Thịnh

  • Tư vấn, giải đáp các vấn đề liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam đảm bảo đúng quy định, pháp lý.
  • Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật.
  • Thực hiện thủ tục cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
  • Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
  • Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
  • Tư vấn các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.
  • Kê khai thủ tục nhân sự, lao động của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội.
  • Tư vấn thủ tục pháp lý, đại diện cho văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam.

5.2 Cam kết dịch vụ

Tân Thành Thịnh cam kết với khách hàng:

  • Đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt, đúng tiến độ.
  • Không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào.
  • Hỗ trợ trọn gói thủ tục, hồ sơ.
  • Thời gian hoàn thành hồ sơ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho quý khách hàng.
  • Đảm bảo đúng những quy định pháp luật.
  • Tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc liên quan.
  • Đồng hành và hỗ trợ xử lý những vấn đề phát sinh.

Trên đây là những thông tin bài viết về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, hi vọng bài viết sẽ mang đến những thông tin hữu ích và giá trị cho bạn. 

Nếu bạn còn thắc mắc gì những vấn đề trên hay đang tìm kiếm một công ty dịch vụ thành lập công ty, văn phòng đại diện uy tín vui lòng liên hệ trực tiếp Tân Thành Thịnh để được hỗ trợ nhanh nhất nhé. Với kinh nghiệm hơn 17 năm trong lĩnh vực kế toán, thuế doanh nghiệp, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

>> Các bạn xem thêm chi phí thành lập công ty

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Tư Vấn Doanh Nghiệp - Thuế - Kế Toán Tân Thành Thịnh

  • Địa chỉ: 340/46 Quang Trung, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP HCM
  • SĐT: 028 3985 8888 | Hotline: 0909 54 8888
  • Email: lienhe@tanthanhthinh.com